Einfacher schützen

„Ich hasse die Bürokratie, aber die Bürokratie ­feiert Triumphe wie niemals.“ Dieser Satz könnte sinngemäß jeden Tag in irgendeiner deutschen Talkshow fallen. Tatsächlich stammt er von Konrad ­Adenauer – und ist aus dem Jahr 1960. 

Das Klagen über Bürokratie ist nichts Neues. Genauso wenig wie das politische Versprechen, sie spürbar abzubauen. Beides begleitet die Bundesrepublik Deutschland von Anfang an. Dabei sind sich Politik, Wirtschaft und Gesellschaft bei wenigen Themen so einig wie bei diesem. Die Probleme sind bekannt: Formulare, die ausgefüllt werden, weil sie schon immer ausgefüllt wurden. Nachweise, die geführt werden, ohne dass irgendjemand sie jemals kontrolliert. Informationen, die immer wieder neu angegeben werden müssen, weil Schnittstellen zum Datenaustausch fehlen. Nur ändern tut sich anscheinend wenig.

Was wir uns die Bürokratie kosten lassen 

Es mangelt nicht an Versuchen, das Ausmaß der deutschen Bürokratie in konkrete Zahlen zu fassen. Wirtschaftsverbände und Forschungsinstitute versuchen regelmäßig zu berechnen, was Regulierung, Berichtspflichten und Dokumentation das Land kosten. 

Zum Beispiel schätzt das ifo-Institut die entgangene Wirtschaftsleistung durch Bürokratie auf bis zu 146 Milliarden Euro im Jahr. Um diese Summe läge das Bruttoinlandsprodukt höher, so eine ifo-Studie von 2024, wenn Deutschland seinen bürokratischen Aufwand auf das Niveau des Vorreiters Schweden reduzieren würde. Die Autoren kommen zu dem dramatischen Schluss: „Bürokratie verursacht für Firmen immense Kosten, blockiert Ressourcen und lähmt die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft.“

Kosten durch gesetzliche Vorgaben

Eine andere Kennzahl für die Belastung durch Bürokratie ist der sogenannte Erfüllungsaufwand. Er beschreibt, wie viele Kosten Bürgern, Unternehmen und Verwaltung entstehen, wenn sie gesetzliche Vorgaben erfüllen. Dazu gehören etwa Dokumentations- und Meldepflichten, beispielsweise bei sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, Kennzeichnungspflichten wie Energielabel oder Mitwirkungspflichten bei Kontrollen, etwa bei einer Steuerprüfung. Hinzu kommen gesetzlich vorgeschriebene technische Mindeststandards sowie Vorgaben zum Arbeits- und Tierschutz.

Erfüllungsaufwand steigt seit Jahren

Dieser Erfüllungsaufwand ist laut dem Nationalen Normenkontrollrat (NKR), einer unabhängigen Kontrollinstanz, die Gesetzesvorhaben der Bundesregierung auf ihre Folgekosten hin prüft, seit 2011 um mehr als 13 Milliarden Euro gestiegen. Allein die reinen Bürokratiekosten aus Berichts- und Informationspflichten der Wirtschaft liegen aktuell bei rund 65 Milliarden Euro jährlich.

Erstmals deutliche Entlastung

Es gibt aber auch gute Nachrichten: Im aktuellen Berichtszeitraum von Juli 2024 bis Juni 2025 verzeichnet der NKR erstmals ein deutliches Minus von rund 3,2 Milliarden Euro. Auf die Wirtschaft entfällt davon knapp eine Milliarde Euro Entlastung, die Hälfte davon aus sinkenden reinen Bürokratiekosten. Das ist ein Beleg dafür, dass der politische Wille zum Bürokratieabbau allmählich auch in den Bilanzen ankommt.

Regeln bleiben notwendig

Doch wer die Diskussion über Bürokratie allein über Summen führt, verengt den Blick. Der starke Fokus auf Kosten suggeriert, man müsse den Betrag am Ende nur nah genug an Null bringen und alle Probleme wären gelöst. Aber Regeln sind notwendig, darüber sind sich alle Beteiligten im Grunde einig. Gestritten wird über die Frage, welche und wie viele es sein müssen und wie viel Aufwand sie verursachen dürfen.

Einfacher wird es nicht von allein 

Wer Bürokratie abbauen will, ohne sinnvolle Regeln zu streichen, muss methodisch vorgehen. Die Politik nutzt dafür seit Jahren Instrumente, die den Aufwand begrenzen sollen. Drei davon sind besonders sichtbar. Sie zeigen aber auch, wie schwierig der Weg von der politischen Absicht zur spürbaren Entlastung ist.

Neue Belastungen ausgleichen

Das älteste dieser Instrumente ist die „One in, one out“-Regel. Seit 2015 gilt: Jede neue bürokratische Belastung für die Wirtschaft muss an anderer Stelle durch eine Entlastung in gleicher Höhe ausgeglichen werden. Allerdings hat die Regel Lücken. Sie gilt nicht für eins zu eins umgesetztes EU-Recht, internationale Vorgaben, höchstrichterliche Rechtsprechung, Gefahrenabwehr oder Regelungen mit kurzer Laufzeit. Auch einmalige Umstellungskosten bleiben außen vor. Die Regel hat dennoch messbar gewirkt. Sie zwingt Ministerien, vor jeder neuen Vorgabe zu prüfen, welche bestehenden Pflichten wegfallen können. Eine inhaltliche Prüfung ersetzt sie aber nicht.

Gesetze digital denken

Konkreter ist der Digitalcheck: Seit 2023 müssen Bundesministerien bei neuen Regelungsvorhaben prüfen, ob sie digital umsetzbar sind. Dabei geht es um Hürden, die später schwer zu beheben sind: Schriftformerfordernisse, Medienbrüche oder fehlende Datenstandards. So soll verhindert werden, dass ein Gesetz schon im Entwurf Papierprozesse festschreibt.

Der lange Weg zur digitalen Verwaltung

Das ehrgeizigste und schwierigste Vorhaben bleibt das Onlinezugangsgesetz. Es soll Verwaltungsleistungen digital zugänglich machen und eine einfache Interaktion für alle Nutzerinnen und Nutzer ermöglichen. Die ursprünglich bis Ende 2022 geplante flächendeckende Digitalisierung wurde jedoch deutlich verfehlt. 

Verwaltungsleistungen werden digital

Das OZG 2.0, das 2024 in Kraft trat, zieht daraus Konsequenzen. Unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen des Bundes sollen spätestens 2029 ausschließlich elektronisch angeboten werden. Zugleich macht das Gesetz Verwaltungsdigitalisierung zur Daueraufgabe, stärkt gemeinsame Standards und Schnittstellen und setzt stärker auf digitale Identitäten sowie das Once-Only-Prinzip. Das bedeutet: Bestimmte Angaben für Behörden sollen nur noch einmal gemacht werden müssen.

Serviceportal fristgerecht umgesetzt

Es gibt aber durchaus Bereiche, in denen das OZG pünktlich und praxistauglich umgesetzt wurde. Das gemeinsame Serviceportal der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) gehört dazu. Es ging im Januar 2023 an den Start – exakt zur ursprünglichen OZG-Frist. Über 30 Verwaltungsleistungen lassen sich seither digital erledigen, von der Unfallanzeige bis zur Unbedenklichkeitsbescheinigung. Eine einmalige Anmeldung genügt, und die Bescheide und Dokumente landen im digitalen Postfach.

Auch Berufsgenossenschaften setzen Regeln

Bei aller Freude über das Erreichte gehört aber auch zur Wahrheit: Berufsgenossenschaften gehören selbst zu denen, die Regeln setzen. Das DGUV-Regelwerk umfasst rechtsverbindliche Unfallverhütungsvorschriften, ergänzt durch DGUV Regeln, Informationen und Grundsätze – ein eigenes, ausdifferenziertes System, das den Arbeitsschutz in deutschen Betrieben prägt.

Vom Regelwerk zur Praxis

Vorgaben für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit haben einen guten Grund: Sie schützen Beschäftigte. Doch auch sinnvolle Regeln können ihren Zweck verfehlen, wenn sie zu komplex, unflexibel oder schwer verständlich sind.

Vereinfachung als Teil des Auftrags

Für die BG ETEM ist Vereinfachung deshalb keine Pflichtübung, sondern Teil des Auftrags. Unsere Regeln sind Werkzeuge, die einem wichtigen Ziel dienen: Arbeit sicher und gesund zu machen. Damit diese Werkzeuge im Alltag gut greifen, müssen sie zur Praxis passen: verständlich, klar und anschlussfähig an die Abläufe im Betrieb. Je besser das gelingt, desto leichter wird es, Sicherheit und Gesundheit wirksam umzusetzen.

Mehr Flexibilität bei der Betreuung

Aus dieser Haltung folgen konkrete Schritte. Ein gutes Beispiel ist die Neufassung der DGUV Vorschrift 2, die die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung regelt. Eine wichtige Neuerung: Vorgeschriebene Betreuungsleistungen können teilweise digital erbracht werden. Das schafft mehr Flexibilität und die Möglichkeit, die Betreuung passend zum tatsächlichen Bedarf zu organisieren. So verringert sich der formale Aufwand für unsere Mitgliedsunternehmen, und ihre Eigenverantwortung wird gestärkt.

Einfachere Zugänge zur Prävention

Zur Vereinfachung gehört auch, bessere Zugänge zu schaffen – zur BG ETEM selbst, aber auch zur Prävention. Mit dem neuen Serviceportal ­„Meine BG ETEM“ hat die BG ETEM ein digitales Angebot geschaffen, das unseren Mitgliedsunternehmen den Alltag erleichtert: Anliegen lassen sich bequem digital einreichen, Vorgänge transparent nachvollziehen, Ansprechpersonen schnell finden.

Digitale Unterstützung für kleine Betriebe

Unser E-Learning-Portal hilft Unternehmen, Schulungen zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren. Unsere App zur Gefährdungsbeurteilung unterstützt vor allem kleine Betriebe, in denen es selten eine eigene Fachkraft für Arbeitssicherheit gibt – wo aber dieselben rechtlichen Anforderungen gelten wie überall sonst. Gerade ihnen kann digitale Unterstützung helfen, Prävention einfacher in den Alltag einzubinden.

Gemeinsame IT-Struktur schafft Standards

Auch hinter den Kulissen wird vereinfacht. Der Startschuss für eine berufsgenossenschaftsübergreifende IT-Struktur ist gefallen. Sie soll einheitliche Standards schaffen und Doppelarbeit vermeiden. Davon profitieren künftig alle Unternehmen, weil digitale Lösungen schneller entwickelt, bereitgestellt und verbessert werden können.

Die Logik ist in all diesen Fällen dieselbe: Wir senken keine Anforderungen, wir verbessern die Werkzeuge.

Differenzieren statt streichen

Damit fügt sich unser Weg in die größere Debatte über Verwaltung und Bürokratie ein, die das Land seit Jahren intensiv führt. Viel Kritik ist berechtigt, viele Forderungen sind nachvollziehbar. Doch die Debatte verfehlt ihr Ziel, wenn sie sich darauf verengt, welche Regeln und Vorgaben ersatzlos gestrichen werden können.

Regeln bewahren Erfahrungen

Gerade die Regeln des Arbeitsschutzes sind das Ergebnis von Lehren, die nicht im Hörsaal, sondern in den Fabrikhallen gezogen worden sind. Hinter vielen dieser Regeln steht, wenn man die Geschichte weit genug zurückgeht, ein Unfall, der nicht passiert wäre, hätte es die Regel vorher gegeben. Sie sind das Gedächtnis einer Arbeitswelt, die teuer dafür bezahlt hat, sie zu lernen.

Vereinfachung braucht Differenzierung

Daraus folgt nicht, dass alles bleiben muss, wie es ist. Aber daraus folgt, dass das Aufräumen anspruchsvoller ist, als es in vielen Debatten klingt. Wer vereinfachen will, muss genau hinsehen. Sicherheit braucht Strukturen – die richtigen Strukturen. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Regeln notwendig sind, sondern welche. Dafür muss man den Einzelfall betrachten und differenzieren, statt mit dem groben Pinsel an die Aufgabe heranzugehen.

Verändern und Bewährtes erhalten

Aufräumen verlangt deshalb zwei Dinge zugleich: den Mut zu verändern und den Mut, an Bewährtem festzuhalten. Beide werden gerne gegeneinander ausgespielt. Doch beides hat seine Berechtigung. Konkret heißt das: Streichen, wo es möglich ist, ohne das Schutzniveau zu senken. Beibehalten, wo es nötig ist, um Menschen zu schützen. Und überall dort, wo Verfahren komplex bleiben müssen, die Werkzeuge so klar wie möglich machen.

Aufsicht als Beratung vor Ort

Wie das in der Praxis funktionieren kann, zeigen unsere Aufsichtspersonen. Sie sind heute weniger klassische Prüfer als kompetente Gesprächspartner: Sie kennen die Branchen von innen, wissen, dass ein Betrieb mit zwölf Beschäftigten andere Lösungen braucht als einer mit zwölftausend, und passen Schutzkonzepte vor Ort an die jeweilige Lage an. Das ist nicht weniger Aufsicht, sondern besser verstandene – eine, die Regeln nicht nur überwacht, sondern erklärt

Bürokratie als verlässlicher Rahmen

Dort, wo das gelingt, wird Bürokratie zu dem, was sie eigentlich sein soll: ein verlässlicher Rahmen – zum Beispiel für sichere und gesunde Arbeit.

Bürokratie auf einen Blick